Pour simplifier cette organisation, PhiloGest intègre désormais un planning centralisé, avec une vue d'ensemble de l'activité, un planning dédié aux intervenants, un abonnement aux agendas et une détection des conflits de planning.
L'objectif est simple : retrouver son organisation au même endroit, sans multiplier les tableaux et les calendriers.
Un planning pour visualiser toute l'activité de votre organisme de formation
Lorsque plusieurs formations se déroulent sur une même période, il devient parfois difficile de garder une vision claire de l'activité.
Entre les sessions programmées, les différentes séances et les intervenants mobilisés, les informations peuvent rapidement se disperser.
Avec le nouveau planning PhiloGest, vous pouvez visualiser les formations programmées dans un calendrier commun.
Vous retrouvez ainsi les dates de vos sessions et de leurs séances, sans devoir consulter chaque dossier individuellement.
Cette vue d'ensemble facilite l'organisation quotidienne et permet d'anticiper les périodes d'activité les plus chargées.
Un planning dédié aux intervenants
La gestion des formateurs représente une autre difficulté pour les organismes de formation, particulièrement lorsque plusieurs intervenants participent à différentes sessions.
PhiloGest permet désormais de consulter un planning par intervenant, afin de retrouver les formations auxquelles chacun est affecté.
Cette visibilité facilite la coordination des équipes pédagogiques, qu'il s'agisse d'intervenants réguliers ou occasionnels.
Plus besoin de parcourir les sessions une à une pour retrouver les prochaines interventions d'un formateur.
Retrouvez votre planning dans votre agenda habituel
Un planning est encore plus utile lorsqu'il peut être consulté sans ouvrir systématiquement son logiciel de gestion.
PhiloGest propose un abonnement au calendrier au format iCalendar, permettant de retrouver les événements du planning dans une application d'agenda compatible.
Vous pouvez ainsi consulter les formations programmées depuis votre environnement habituel, sur ordinateur ou sur téléphone.
L'abonnement permet également de bénéficier des actualisations du calendrier, selon la fréquence de rafraîchissement de l'application utilisée.
Il ne s'agit donc pas d'exporter manuellement un nouveau fichier à chaque modification : le calendrier reste accessible à partir de son abonnement.
Détectez les conflits de planning avant qu'ils ne deviennent un problème
Un formateur affecté à deux formations sur le même créneau, une séance déplacée sans tenir compte des autres interventions ou une modification de dernière minute : les conflits de planning sont faciles à créer et parfois difficiles à repérer.
Pour limiter ces situations, PhiloGest détecte les conflits de planning des intervenants.
Lorsqu'une affectation présente un chevauchement avec une autre intervention, une alerte apparaît dans la fiche de la session concernée.
Vous pouvez alors identifier le problème et ajuster votre organisation si nécessaire.
L'alerte reste informative : elle ne bloque pas l'enregistrement. Vous conservez ainsi la maîtrise de votre planning, y compris lorsque certaines situations nécessitent une vérification.
La détection tient également compte des particularités de l'organisation des formations, afin de limiter les alertes inutiles.
Une organisation plus lisible, sans double saisie
L'intérêt de ce nouveau planning ne réside pas uniquement dans l'affichage d'un calendrier.
Il s'intègre à la gestion des formations déjà réalisée dans PhiloGest.
Les informations des sessions, des séances et des intervenants sont réutilisées pour construire le planning, sans avoir à ressaisir les mêmes événements dans un outil distinct.
Vous bénéficiez ainsi de deux avantages :
- Une meilleure visibilité sur les formations et les interventions programmées.
- Une vision globale de l'activité de votre organisme de formation.
Le planning devient un prolongement naturel de la gestion administrative et pédagogique.
Une nouvelle fonctionnalité disponible dans PhiloGest
Avec ce planning intégré, PhiloGest poursuit son objectif : faciliter la gestion quotidienne des organismes de formation, notamment des petites structures et des formateurs indépendants.
Planning de l'organisme, planning des intervenants, abonnement aux agendas et détection des conflits sont désormais réunis dans un même environnement.
Pour découvrir cette nouveauté et les autres outils disponibles, consultez les fonctionnalités de PhiloGest
