Une formation ne se déroule pas toujours en une seule fois.
Deux demi-journées cette semaine, une nouvelle séance la semaine suivante, plusieurs stagiaires qui ne participent pas exactement aux mêmes créneaux… Dès qu'une session s'étale dans le temps, le suivi administratif doit refléter ce qui s'est réellement passé.
PhiloGest permet désormais de suivre la participation de chaque stagiaire au fil des différentes séances d'une même session.
Une session, plusieurs séances
Vous pouvez organiser une même session de formation en plusieurs séances et leur attribuer un intitulé.
Chaque séance conserve ses propres informations et son propre suivi d'émargement. Vous gardez ainsi une seule session de formation, tout en distinguant clairement les différentes étapes qui la composent.
Une formation organisée sur plusieurs jours ou plusieurs créneaux reste donc regroupée dans un même dossier.
La participation est suivie stagiaire par stagiaire
C'est le principal changement.
PhiloGest ne se contente plus de savoir qu'une session comporte plusieurs séances : le logiciel suit les signatures de chaque stagiaire pour chacune d'elles.
Vous pouvez ainsi retrouver le déroulement réel de la formation sans avoir à reconstituer après coup qui a participé à quelle séance.
L'émargement devient directement exploitable pour établir les justificatifs de réalisation.
Des attestations cohérentes avec les séances réellement suivies
Cette évolution se retrouve également dans les documents générés par PhiloGest.
Pour une formation organisée en plusieurs séances, l'attestation reprend désormais les séances suivies par le stagiaire avec :
- leur date ;
- leur intitulé ;
- leur durée ;
- ainsi que la durée totale suivie par ce stagiaire.
Deux participants inscrits à la même session peuvent donc disposer d'une attestation correspondant à leur participation effective.
PhiloGest vérifie également que les informations nécessaires sont présentes avant de permettre la génération du document. Une séance sans émargement ou dont les horaires sont incomplets ne peut pas silencieusement se transformer en heures de formation attestées.
Et pour les formations en une seule séance ?
Rien ne change.
Si votre session ne nécessite pas de découpage particulier, vous continuez à travailler comme auparavant. La gestion détaillée des séances intervient lorsque l'organisation de la formation le nécessite.
Il n'est donc pas nécessaire de complexifier les sessions simples pour bénéficier de la nouvelle fonctionnalité.
De la planification à l'attestation
Cette évolution poursuit un objectif simple : éviter de ressaisir ou de reconstituer l'information au fil de la formation.
La séance planifiée sert à l'émargement.
L'émargement permet de suivre la participation.
La participation alimente l'attestation.
Les informations restent ainsi cohérentes tout au long du dossier de formation.
À retenirAvec la nouvelle gestion des séances de PhiloGest, vous pouvez suivre la participation de chaque stagiaire au fil d'une même session et générer des attestations correspondant aux séances réellement suivies. Une évolution particulièrement utile pour les formations organisées sur plusieurs jours, plusieurs demi-journées ou plusieurs étapes. |
