Un dossier de formation contient beaucoup d'informations. Le problème apparaît souvent lorsqu'il faut les retrouver, les rapprocher et les présenter de manière cohérente.
Avec cette nouvelle mise à jour, PhiloGest intègre un dossier de contrôle sur pièces DREETS directement rattaché à chaque session de formation.
Un dossier construit autour de la session
Le dossier de contrôle ne constitue pas une nouvelle série de documents à remplir en parallèle.
PhiloGest réutilise les informations déjà présentes dans la session et organise les éléments susceptibles d'être utiles lors d'un contrôle.
Le dossier est structuré autour de sept rubriques :
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contenu de la formation ;
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organisation ;
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moyens pédagogiques ;
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moyens techniques ;
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bénéficiaires ;
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intervenants ;
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justificatifs.
L'objectif : partir de la formation réellement organisée plutôt que reconstruire son dossier administratif après coup.
Identifier immédiatement ce qui est disponible
Toutes les pièces d'un dossier ne proviennent pas du même endroit.
Certaines informations sont déjà connues de PhiloGest grâce à la formation, à la session, aux stagiaires ou aux intervenants. D'autres éléments doivent être apportés par l'organisme.
Le dossier permet de les réunir dans une structure commune afin de disposer d'une lecture plus claire des éléments présents pour la session.
Préparer un contrôle ne devrait pas commencer par chercher dans quel dossier, quelle boîte mail ou quel répertoire se trouve chaque justificatif.
Une synthèse pour retrouver l'ensemble du dossier
PhiloGest génère également une synthèse du dossier de contrôle, conçue pour donner une vue d'ensemble des éléments réunis pour la session.
Elle accompagne les différentes rubriques et facilite la lecture du dossier sans avoir à parcourir chaque élément séparément.
Le dossier reste ainsi organisé autour d'une même logique : la session, les personnes qui y participent, les moyens mobilisés et les éléments permettant d'en documenter la réalisation.
Préparer les preuves pendant que la formation existe encore
Le principal changement est peut-être là.
Au lieu d'attendre une demande de l'administration pour reconstituer plusieurs mois ou plusieurs années plus tard le déroulement d'une formation, l'organisme peut organiser progressivement les éléments de son dossier.
La préparation d'un contrôle devient ainsi une conséquence du suivi normal de la formation, plutôt qu'un travail de reconstruction réalisé dans l'urgence.
