En revanche, il existe un principe fondamental : le Code du travail impose à tout organisme de formation de pouvoir démontrer la réalité des actions de formation qu'il déclare, ainsi que l'utilisation des fonds reçus au titre de la formation professionnelle.
Autrement dit, un contrôle ne consiste pas à vérifier si vous possédez « les bons papiers ». Il consiste à vérifier que vos documents racontent tous la même histoire : une formation a bien été vendue, elle a bien été organisée, elle a bien été réalisée, les stagiaires étaient présents, les sommes facturées correspondent aux prestations réalisées, et les déclarations administratives sont cohérentes.
C'est cette cohérence que le contrôleur recherche.
Ce que recherche réellement un contrôleur
Lors d'un contrôle, le Service Régional de Contrôle ne vérifie pas simplement l'existence d'une convention ou d'une feuille d'émargement. Il cherche avant tout à répondre à quatre grandes questions.
Votre organisme exerce-t-il réellement une activité de formation ?
La déclaration d'activité ne suffit pas. Le contrôleur vérifie que la prestation correspond à la définition légale d'une action de formation : contenu, objectifs pédagogiques, modalités d'apprentissage, moyens mis en œuvre.
Les formations déclarées ont-elles réellement eu lieu ?
L'organisme doit démontrer que les stagiaires ont suivi la formation, que les durées annoncées sont réelles et que le contenu prévu a bien été dispensé. Programmes, conventions, émargements, attestations, évaluations et supports sont rapprochés les uns des autres.
Les sommes déclarées sont-elles justifiées ?
Le contrôleur peut rapprocher la comptabilité, les factures, les encaissements et le Bilan Pédagogique et Financier. En cas d'activités multiples, une comptabilité distincte de l'activité formation est exigée.
Les obligations réglementaires ont-elles été respectées ?
Convention ou contrat, règlement intérieur, BPF, justificatifs de réalité des formations : le contrôleur vérifie que l'ensemble des obligations prévues par le Code du travail est respecté.
Il n'existe pas de « dossier type »
Une erreur fréquente consiste à vouloir constituer un énorme classeur contenant tous les documents imaginables. En réalité, un bon dossier est avant tout un dossier cohérent.
Convention → Programme → Convocation → Émargements → Attestations → Facture
Lorsque tous ces documents sont cohérents entre eux, le contrôle devient beaucoup plus simple.
Alors comment préparer sereinement un contrôle DREETS ?
La meilleure préparation consiste à ne jamais attendre l'annonce d'un contrôle. Nous recommandons de procéder régulièrement à une revue documentaire.
- Vérifier les conventions et contrats.
- Contrôler les programmes.
- Comparer les émargements avec les plannings.
- Vérifier les justificatifs FOAD.
- Contrôler les attestations.
- Rapprocher les factures et les paiements.
- Vérifier la cohérence avec le BPF.
Un contrôle bien préparé est généralement un contrôle beaucoup plus rapide.
Questions fréquentes
Si on résume
La qualité d'un dossier repose moins sur sa quantité que sur son organisation.
Comment PhiloGest facilite cette étape
Préparer un contrôle DREETS ne devrait pas consister à rechercher des documents dans plusieurs dossiers, boîtes mail ou logiciels. PhiloGest centralise l'ensemble des pièces administratives d'une session de formation, automatise la génération de nombreux documents réglementaires et permet de retrouver rapidement un dossier complet, cohérent et prêt à être présenté en cas de contrôle.
L'objectif est simple : consacrer moins de temps à la recherche de documents et davantage à la formation de vos stagiaires.
Aller plus loin
Cet article présente les grands principes d'un contrôle DREETS. Si vous souhaitez préparer concrètement votre organisme, nous avons réuni dans un guide pratique les 35 principaux documents qu'un contrôleur peut être amené à demander.
- 35 fiches documentaires détaillées
- Le fondement juridique de chaque document
- Les erreurs les plus fréquemment constatées
- Les bonnes pratiques de conservation
- Une check-list prête à l'emploi avant un contrôle
