Ces dernières semaines, PhiloGest a évolué sur plusieurs de ces points. Avec une nouveauté particulièrement attendue : un espace dédié aux formateurs, qui leur permet de gérer les présences de leurs séances sans accéder à toute l'administration de l'organisme.
Voici ce qui change concrètement.
Un nouvel espace pour les formateurs
Jusqu'à présent, le suivi des présences reposait essentiellement sur les liens d'émargement envoyés aux stagiaires et sur la gestion administrative des sessions.
Désormais, chaque formateur peut disposer de son propre espace, accessible depuis un lien sécurisé, sans création de compte.
Un seul lien suffit pour retrouver toutes les séances qui lui sont attribuées au sein d'une session. Et lorsqu'une session mobilise plusieurs intervenants, chacun accède uniquement aux séances qui le concernent.
Depuis cet espace, le formateur peut :
- Consulter les séances dont il assure l'animation.
- Constater la présence ou l'absence des stagiaires.
- Envoyer les liens d'émargement aux participants en un clic.
- Contresigner électroniquement le relevé de présence.
L'accès reste limité à la session concernée. Le lien est révocable et expire 60 jours après le dernier créneau du formateur.
Une distinction essentielle entre signature et présence constatée
C'est probablement l'une des évolutions les plus importantes.
Une signature électronique du stagiaire et une présence attestée par le formateur ne sont pas exactement la même chose. PhiloGest conserve désormais cette distinction.
Le formateur peut attester qu'un stagiaire était présent ou constater son absence, mais il ne peut pas signer à sa place ni modifier une signature existante.
Chaque information conserve son origine : signature du stagiaire, présence attestée ou absence constatée.
Et surtout, une absence de signature n'est pas automatiquement considérée comme une absence.
Un émargement plus précis, séance par séance
Les formations ne se déroulent pas toujours sur une journée complète, avec les mêmes participants du début à la fin.
PhiloGest permet désormais de gérer les émargements par séance et par demi-journée, matin et après-midi.
Vous pouvez également sélectionner les stagiaires attendus à chaque séance. Les liens d'émargement correspondent ainsi aux participants réellement concernés.
Pour les formations organisées en plusieurs modules, avec des groupes variables ou plusieurs intervenants, cela évite bien des manipulations.
Des documents plus lisibles et plus utiles
Le suivi des présences ne s'arrête pas à la collecte des signatures.
PhiloGest propose également plusieurs améliorations documentaires :
- Un rapport client de présences, pour transmettre à l'entreprise ou au financeur un récapitulatif des participations.
- Des feuilles d'émargement PDF améliorées, avec une présentation plus lisible et l'origine des informations de présence conservée.
- Des attestations DDA optimisées, pour limiter les pages inutiles tout en conservant les mentions nécessaires.
- Un aperçu des PDF dans la bibliothèque, pour vérifier un document avant de le télécharger.
L'objectif reste le même : disposer de documents exploitables, sans devoir les reprendre manuellement après chaque session.
Une gestion commerciale plus souple
Autre évolution : la gestion des tarifs.
PhiloGest permet de mieux distinguer les tarifs habituels des conditions particulières négociées avec un client ou appliquées à un stagiaire.
Les fiches clients et stagiaires sont également mieux reliées, tandis que la gestion des informations administratives — notamment les SIRET, adresses et numéros ORIAS — a été améliorée.
Ces ajustements sont moins visibles qu'un nouvel espace formateur, mais ils simplifient la préparation des sessions et la production des documents.
Un accompagnement directement dans PhiloGest
Enfin, deux nouveautés permettent de mieux prendre en main le logiciel :
- Un guide intégré, avec des tutoriels pas à pas pour retrouver les principales procédures.
- Une fenêtre « Nouveautés », qui présente les évolutions apportées au fil des mises à jour.
Plus besoin de découvrir par hasard qu'une fonctionnalité a changé : les nouveautés sont désormais présentées directement dans l'application.
Des évolutions construites autour du quotidien des organismes de formation
Ces nouveautés répondent à des situations très concrètes : un formateur qui doit constater une présence, un stagiaire qui oublie de signer, une formation organisée sur plusieurs séances ou un client qui demande un récapitulatif.
Le nouvel espace formateur permet surtout de mieux répartir les tâches : le formateur suit ce qui se passe pendant sa formation, tandis que l'organisme conserve la maîtrise de son dossier administratif.
Et c'est précisément dans cette direction que PhiloGest continue d'évoluer : rendre la gestion des formations plus simple, sans perdre la traçabilité nécessaire au suivi des actions réalisées.
