Un intervenant ne se résume pas au nom du formateur renseigné sur une session. Son identité, sa qualité et son lien avec l’organisme font partie des informations qui accompagnent la formation et peuvent être nécessaires pour documenter sa réalisation.
PhiloGest fait donc évoluer la gestion des intervenants pour mieux les intégrer au cycle de vie des formations.
Une fiche intervenant réutilisable
Les intervenants disposent de leur propre fiche dans PhiloGest.
L’organisme peut y conserver les informations utiles à leur identification et à leur intervention, notamment leur qualité et leur lien contractuel.
Ces informations ne restent pas isolées dans un répertoire : elles peuvent ensuite être réutilisées dans les formations et les sessions.
L’intervenant devient une donnée structurée du dossier de formation, plutôt qu’un nom à ressaisir à chaque nouvelle session.
Un intervenant associé à la formation
Lorsqu’une formation est régulièrement assurée par la même personne, il est désormais possible de lui associer un intervenant par défaut.
À la création d’une nouvelle session à partir de cette formation, PhiloGest propose automatiquement l’intervenant correspondant et reprend son nom et sa qualité.
L’affectation reste bien sûr modifiable : une session peut être confiée à un autre intervenant lorsque l’organisation de la formation le nécessite.
Une information déjà connue de PhiloGest n’a pas vocation à être saisie une nouvelle fois à chaque étape.
De la session au dossier de contrôle DREETS
La gestion des intervenants rejoint également le dossier de contrôle DREETS.
Les informations relatives à l’intervenant peuvent ainsi être reprises dans le dossier associé à la session et participer à la documentation des moyens humains mobilisés pour réaliser la formation.
La logique est la même que pour les autres informations du dossier : relier les éléments administratifs à la formation et à la session auxquelles ils appartiennent.
Conserver l’historique sans encombrer les listes
Un intervenant peut cesser de travailler avec l’organisme sans pour autant disparaître des formations qu’il a déjà réalisées.
PhiloGest permet donc de désactiver un intervenant devenu inactif tout en préservant les informations associées aux formations et sessions existantes.
L’organisme conserve ainsi son historique sans continuer à proposer cet intervenant dans son fonctionnement courant.
Saisir une fois, réutiliser au bon endroit
Cette évolution poursuit un principe simple de PhiloGest : éviter de demander plusieurs fois une information que le logiciel possède déjà.
Une fiche intervenant peut désormais accompagner la formation, préremplir la session et contribuer au dossier DREETS.
Moins de ressaisie, et surtout des informations qui restent reliées entre elles tout au long du dossier de formation.
