Les feuilles d’émargement font partie du quotidien des organismes de formation. Il faut les préparer, les faire circuler, vérifier les signatures, puis les conserver avec le reste du dossier de formation.
Avec cette nouvelle mise à jour, une partie de ce travail peut désormais être réalisée directement dans PhiloGest.
Un émargement directement lié à la séance
L’émargement électronique s’intègre au fonctionnement des sessions dans PhiloGest.
Une session peut être organisée en plusieurs séances, avec leurs propres dates et horaires. Pour chacune d’elles, les participants peuvent émarger électroniquement.
La signature est alors rattachée au bon stagiaire et à la bonne séance.
Plus besoin de rapprocher après coup une feuille d’émargement, une liste de participants et le planning de la formation : ces informations sont réunies dans la session.
Suivre les signatures au fur et à mesure
Lorsqu’une formation se déroule sur plusieurs jours ou plusieurs séances, les émargements peuvent être suivis progressivement.
PhiloGest permet de visualiser les signatures recueillies et de repérer celles qui sont encore attendues.
L’organisme conserve ainsi une vision claire de l’avancement de l’émargement sans attendre la fin de la formation pour vérifier ses feuilles de présence.
Numériser l’émargement n’a d’intérêt que s’il reste relié à la réalité de la formation : un participant, une séance, une présence.
La signature rejoint le dossier de la session
L’émargement électronique n’est pas traité comme un outil séparé du reste de PhiloGest.
Les signatures restent associées à la session concernée, aux participants et aux séances correspondantes. Elles rejoignent ainsi les autres informations utilisées pour assurer le suivi administratif de la formation.
L’objectif est simple : limiter les manipulations et conserver les éléments d’une même formation au même endroit.
Et le papier ?
Il ne disparaît pas pour autant.
PhiloGest conserve les possibilités d’émargement adaptées aux situations dans lesquelles une feuille de présence reste nécessaire. L’émargement électronique vient donc compléter les outils existants plutôt que d’imposer une seule manière de travailler.
Chaque organisme peut continuer à choisir le fonctionnement adapté à ses formations et à ses contraintes.
Une petite signature, beaucoup moins de papier
Cette nouveauté s’inscrit dans l’objectif de PhiloGest : éviter que la gestion administrative d’une formation devienne une succession de fichiers, de feuilles et de ressaisies.
L’émargement fait désormais partie du suivi numérique de la session.
Une séance. Un participant. Une signature. Et une pièce de moins à chercher dans une pile de dossiers.
