Et puis arrive la première formation. Il faut préparer la convention, enregistrer les participants, transmettre les convocations, suivre les présences, délivrer les documents de fin de formation… Sans oublier de conserver les justificatifs.
Tout cela peut parfaitement se gérer avec quelques fichiers bien tenus. Mais à mesure que les sessions s'enchaînent, on peut vite passer davantage de temps à chercher des informations qu'à préparer ses formations.
Alors, faut-il adopter un logiciel de gestion dès la création de son organisme de formation ? Ou attendre d'avoir suffisamment d'activité pour en avoir réellement besoin ?
Un logiciel de gestion est-il obligatoire pour créer son organisme de formation ?
Non. Aucun texte n'impose aux organismes de formation d'utiliser un logiciel de gestion administrative.
Le Code du travail prévoit des obligations concernant notamment la déclaration d'activité, les documents contractuels, l'information des stagiaires, la justification des formations réalisées et le bilan pédagogique et financier (BPF).
Mais chaque organisme reste libre de choisir ses outils pour gérer son activité.
Un formateur indépendant peut donc travailler avec des documents bureautiques et des tableaux de suivi. Il peut aussi décider d'utiliser un logiciel spécialisé dès ses premières prestations.
Dans les deux cas, les obligations réglementaires restent les mêmes.
À retenir : utiliser un logiciel ne garantit pas la conformité d'un organisme de formation. Les informations enregistrées doivent être exactes, les documents adaptés aux prestations et les formations effectivement réalisées.
Peut-on utiliser un logiciel avant d'obtenir son NDA ?
Oui. Rien n'empêche de préparer son activité avec un logiciel avant d'obtenir son numéro de déclaration d'activité (NDA).
La déclaration d'activité doit être effectuée dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, conformément aux articles L. 6351-1 et R. 6351-1 du Code du travail.
Il est donc possible de commencer à enregistrer ses formations, préparer ses documents et organiser ses premiers dossiers avant de recevoir son NDA.
Il faut simplement veiller à ne pas utiliser un numéro qui n'a pas encore été attribué ni présenter son activité comme déjà enregistrée.
Dès la première formation, il y a des documents à gérer
Imaginons un formateur indépendant qui vient de signer sa première convention avec une entreprise pour une formation de deux jours.
Il doit préparer les documents contractuels, organiser les horaires, transmettre les informations pratiques aux participants et prévoir les modalités de suivi.
Pendant la formation, il recueille les éléments permettant d'en justifier la réalisation.
À la fin, il prépare les documents prévus, facture sa prestation et classe le dossier.
Une seule formation, et déjà plusieurs opérations administratives.
| Moment | Ce qu'il faut gérer |
|---|---|
| Avant la session | Programme, convention ou contrat, informations pratiques |
| Organisation | Dates, horaires, lieu, participants, convocations |
| Pendant la formation | Présences, suivi pédagogique, évaluations |
| Fin de session | Documents de fin de formation, facturation |
| Après la formation | Archivage et suivi des données nécessaires au BPF |
Les documents exigés varient selon la prestation, le public concerné et les engagements contractuels. Une convocation ou une feuille d'émargement, par exemple, ne constitue pas dans tous les cas une obligation légale sous une forme imposée.
Avec une seule session, le suivi reste généralement assez simple. Mais lorsque plusieurs formations se déroulent en parallèle, il faut pouvoir retrouver rapidement les bonnes informations.
Pourquoi utiliser un logiciel dès ses premières formations ?
Un logiciel de gestion permet de rassembler les informations relatives aux clients, aux stagiaires et aux sessions dans un même espace.
Cela présente plusieurs avantages pratiques, même lorsque l'activité démarre.
Éviter de ressaisir les mêmes informations
Le nom d'une entreprise, les coordonnées d'un participant ou les dates d'une session peuvent apparaître dans plusieurs documents.
Avec des fichiers indépendants, il faut souvent recopier ces informations.
Un logiciel permet de réutiliser les données déjà enregistrées pour préparer les documents associés à la formation.
Cela évite certaines manipulations et réduit les risques d'incohérence entre les dossiers.
Retrouver ses documents sans chercher partout
Un client demande une copie d'attestation trois mois après une formation. Un stagiaire souhaite récupérer un document. Une convention doit être vérifiée.
Lorsque les pièces sont rattachées aux sessions et aux participants concernés, on les retrouve plus facilement.
C'est également pratique lorsqu'il faut répondre à une demande de justificatifs dans le cadre d'un contrôle administratif.
Suivre les sessions en cours
Une formation est programmée, une autre vient de se terminer et une troisième attend encore certains documents.
Un logiciel permet de consulter les dossiers et de suivre leur avancement.
Même avec peu de formations, cette visibilité peut être appréciable, surtout lorsqu'on assure seul la préparation pédagogique, les interventions et l'administration.
Préparer son BPF au fil de l'année
Le bilan pédagogique et financier reprend chaque année des informations sur l'activité de l'organisme de formation, notamment les bénéficiaires, les actions réalisées et les données financières correspondantes.
Lorsque ces informations sont suivies régulièrement, la préparation du BPF est plus simple.
Un logiciel peut aider à les consolider. Il reste toutefois nécessaire de vérifier les données avant leur déclaration.
À quel moment faut-il s'équiper ?
Il n'y a pas de réponse valable pour tous les organismes. Tout dépend de l'activité, des habitudes de travail et du nombre de dossiers à suivre.
Avant les premières formations
Vous êtes encore en train de créer votre activité. Vos programmes sont prêts ou en cours de préparation, mais aucune session n'est programmée.
C'est un bon moment pour réfléchir à votre méthode de gestion.
Vous pouvez tester un logiciel, découvrir son fonctionnement et commencer à préparer votre catalogue.
En revanche, si votre première formation n'est pas prévue avant plusieurs mois, rien ne vous oblige à souscrire immédiatement un abonnement.
Lorsque les premières prestations sont vendues
Vous avez signé vos premières conventions et les sessions commencent à se programmer.
Les besoins deviennent concrets : enregistrer les clients, inscrire les stagiaires, préparer les documents et suivre les formations.
C'est un moment intéressant pour adopter un logiciel, puisque vous pouvez commencer directement avec vos dossiers réels.
Vous évitez également d'avoir à reprendre plusieurs mois d'activité par la suite.
Quand les sessions commencent à se multiplier
Vous travaillez avec plusieurs entreprises, programmez différentes sessions ou faites intervenir d'autres formateurs.
Les dates se croisent, les documents s'accumulent et il faut suivre plusieurs dossiers en même temps.
Si vous commencez à perdre du temps à retrouver les informations ou à vérifier ce qui a déjà été fait, un logiciel peut vous simplifier la tâche.
Il n'est pas nécessaire d'attendre d'avoir des dizaines de stagiaires pour utiliser un logiciel. Quelques sessions suffisent parfois à rendre la gestion administrative particulièrement chronophage.
Quelles fonctionnalités sont utiles lorsqu'on démarre ?
Lorsqu'on débute, mieux vaut partir des tâches que l'on réalise réellement.
| Besoin | Fonctionnalité utile |
|---|---|
| Préparer ses offres | Catalogue et programmes de formation |
| Planifier les interventions | Création et suivi des sessions |
| Gérer les participants | Fiches clients et stagiaires |
| Préparer les documents | Conventions, contrats, convocations |
| Justifier les formations | Suivi des présences et émargements |
| Clôturer les dossiers | Attestations et certificats de réalisation |
| Préparer les déclarations | Données nécessaires au BPF |
| Conserver les justificatifs | Classement des documents par session |
Il faut également distinguer les différents types d'outils.
Un logiciel de gestion administrative sert à suivre les formations et leurs dossiers.
Un LMS permet de diffuser des contenus pédagogiques en ligne et de suivre les parcours d'apprentissage.
Les logiciels de facturation et de comptabilité répondent, quant à eux, aux besoins financiers de l'entreprise.
Ces outils peuvent être complémentaires. Il n'est pas indispensable de tout regrouper dans une seule application.
Quelques erreurs à éviter dès le départ
Conserver ses documents à plusieurs endroits. Une convention dans les téléchargements, une attestation dans les e-mails, un tableau de suivi sur l'ordinateur… On finit par ne plus savoir quelle version est la bonne. Un classement défini dès les premières sessions évite bien des recherches.
Préparer les documents dans l'urgence. Certaines informations doivent être communiquées avant le début de la formation. Attendre le dernier moment augmente le risque d'oubli ou d'erreur.
Oublier de mettre les dossiers à jour. Une date reportée, un participant remplacé ou une durée modifiée doivent être pris en compte dans les documents concernés.
Faire confiance aux documents générés sans les vérifier. Même avec un logiciel, il faut contrôler les informations avant de transmettre une convention, une attestation ou un justificatif.
Exemple : les trois premières sessions d'un formateur indépendant
Une formatrice indépendante démarre son activité avec deux entreprises clientes.
La première lui commande deux formations en management, à quelques semaines d'intervalle. La seconde lui confie une formation en communication pour huit salariés.
Elle doit gérer trois sessions, deux clients et plusieurs groupes de participants.
Elle commence par enregistrer les informations des entreprises, préparer les documents contractuels et programmer les dates.
Elle constitue ensuite les dossiers des participants et transmet les informations nécessaires au déroulement des formations.
Pendant les sessions, elle suit les présences et recueille les justificatifs prévus.
À la fin, elle vérifie les documents, prépare les attestations et classe les dossiers.
Elle pourrait parfaitement réaliser ces opérations avec des fichiers bureautiques.
Avec un logiciel de gestion, les informations sont regroupées par client et par session. Elle peut réutiliser les données déjà enregistrées et retrouver les documents associés à chaque formation.
Lorsque l'une des entreprises lui commande une nouvelle session, elle dispose déjà des informations nécessaires pour préparer le dossier.
Et si un ancien stagiaire lui demande une attestation quelques mois plus tard, elle sait où la retrouver.
Questions fréquentes
Peut-on utiliser un logiciel avant d'obtenir son numéro de déclaration d'activité ?
Oui. Un logiciel peut être utilisé pour préparer et gérer les premières formations avant l'enregistrement de la déclaration d'activité. Les démarches réglementaires restent néanmoins obligatoires dans les délais prévus par le Code du travail.
Faut-il être certifié Qualiopi pour utiliser un logiciel de gestion ?
Non. Un organisme de formation non certifié Qualiopi peut parfaitement utiliser un logiciel pour gérer ses sessions, ses stagiaires et ses documents.
La certification Qualiopi n'est pas une condition d'utilisation d'un logiciel de gestion administrative.
Un logiciel de gestion remplace-t-il un logiciel de comptabilité ?
Pas nécessairement. Un logiciel de gestion des formations peut assurer le suivi administratif et préparer certaines données financières sans proposer de fonctionnalités comptables.
Il faut vérifier les fonctions réellement disponibles et conserver les outils nécessaires à la facturation et à la comptabilité.
Peut-on adopter un logiciel lorsque des formations sont déjà en cours ?
Oui. Il faut simplement prévoir la reprise des informations existantes.
Selon les possibilités offertes par le logiciel, certaines données peuvent être importées ou doivent être enregistrées manuellement.
Il est possible de commencer par les sessions en cours et les nouvelles formations, tout en conservant les justificatifs des dossiers précédents.
Ce qu'il faut retenir
Un logiciel de gestion n'est pas obligatoire pour créer son organisme de formation.
Il peut néanmoins être utile dès les premières prestations, notamment pour préparer les documents, suivre les sessions et conserver les justificatifs.
Si vous démarrez avec quelques formations, prenez le temps d'identifier vos besoins. Et si votre activité est déjà lancée, rien ne vous empêche de vous équiper en cours de route.
L'essentiel est de choisir un outil que vous aurez réellement plaisir à utiliser au quotidien.
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PhiloGest est un logiciel de gestion administrative destiné aux formateurs indépendants et aux organismes de formation, notamment ceux qui exercent sans certification Qualiopi.
Il permet de gérer les clients et les stagiaires, préparer les programmes, organiser les sessions, générer les documents de formation et suivre les émargements. Il propose également des fonctionnalités de classement des dossiers et de préparation du BPF.
PhiloGest peut être utilisé dès les premières formations, y compris pendant la phase de préparation de l'activité.
Un essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire, permet de découvrir le logiciel et de vérifier s'il correspond à vos besoins.
