Pour vous aider à démarrer, PhiloGest met à disposition un modèle Excel gratuit de gestion d'organisme de formation, avec des tableaux structurés, des formules et des exemples fictifs à remplacer par vos propres données.
Que contient le modèle Excel ?
Le classeur rassemble les principales informations utiles à la gestion quotidienne d'une petite activité de formation.
| Rubrique | Utilité |
|---|---|
| Formations et fiches produits | Décrire les formations, leurs objectifs, leurs durées et leurs tarifs. |
| Clients | Centraliser les informations des entreprises clientes. |
| Apprenants | Retrouver les personnes qui participent aux formations. |
| Formateurs | Répertorier les intervenants. |
| Sessions | Organiser les différentes réalisations d'une même formation. |
| Inscriptions | Associer les participants aux sessions concernées. |
| Présences et attestations | Rassembler des informations de suivi, sans remplacer les justificatifs à conserver. |
| Finances et tableau de bord | Suivre certains montants et disposer d'une vue d'ensemble de l'activité. |
Des listes déroulantes et des formules facilitent la saisie. Le fichier comporte des exemples fictifs de formations en bureautique, management, communication et prévention des risques : ils sont là pour illustrer son fonctionnement.
Un support pour le publipostage de vos documents
Le classeur peut également servir de source de données pour un publipostage dans Microsoft Word. Vous pouvez réutiliser les coordonnées de vos clients ou apprenants pour préparer des convocations, des courriers personnalisés ou d'autres documents administratifs, sans ressaisir systématiquement les mêmes informations.
Le publipostage se réalise dans Word : selon le document, il peut être nécessaire de préparer une feuille regroupant les champs utiles. Vérifiez toujours les destinataires et le contenu avant l'envoi.
Comment utiliser le classeur ?
Inutile de remplir toutes les feuilles dès le premier jour. Commencez par les informations utiles à votre activité.
- Personnalisez vos formations : renseignez les intitulés, objectifs, durées et tarifs.
- Ajoutez vos clients et apprenants : utilisez les identifiants prévus pour conserver les liens entre les feuilles.
- Créez vos sessions : une même formation peut être organisée à plusieurs dates.
- Enregistrez les inscriptions : rattachez chaque participant à la bonne session.
- Mettez les informations à jour : un suivi régulier est plus fiable qu'une reconstitution en fin d'année.
Conseil : conservez une copie vierge du classeur avant de remplacer les exemples.
Excel suffit-il pour gérer un organisme de formation ?
Oui, pour de nombreuses petites structures, à condition de tenir les tableaux à jour, de protéger les accès, d'effectuer des sauvegardes et de classer les documents associés aux formations.
En revanche, Excel ne remplace pas les conventions ou contrats de formation, les preuves de réalisation ni les évaluations. Il ne garantit pas non plus, à lui seul, le respect des obligations réglementaires.
Pour faire le point, consultez les obligations d'un organisme de formation non Qualiopi.
Et pour préparer le BPF ?
Le suivi des formations, des participants, des durées et des données financières facilite la préparation du bilan pédagogique et financier (BPF).
Mais ce modèle Excel n'est pas un BPF automatiquement rempli et prêt à transmettre. La déclaration annuelle suppose de vérifier les catégories d'activité, les règles de comptage, la sous-traitance et la concordance avec la comptabilité.
Pour approfondir, retrouvez notre guide complet du BPF.
Quand Excel commence-t-il à montrer ses limites ?
Ce n'est pas nécessairement une question de nombre de stagiaires. Les difficultés apparaissent lorsque plusieurs sessions se déroulent en parallèle, que les intervenants se multiplient ou que les mêmes informations doivent être corrigées dans plusieurs documents.
Un changement de date, une absence ou un remplacement de participant peut alors entraîner de nombreuses ressaisies. C'est dans ces situations qu'un logiciel de gestion peut devenir utile. L'essentiel est de choisir un outil adapté à l'activité réelle, sans multiplier les fonctions inutiles.
Questions fréquentes
Le modèle Excel est-il gratuit ?
Oui. Le fichier est proposé gratuitement au format .xlsx.
Faut-il être certifié Qualiopi pour l'utiliser ?
Non. Il peut être utilisé par un organisme de formation ou un formateur indépendant, certifié Qualiopi ou non.
Peut-on modifier le fichier ?
Oui. Vous pouvez remplacer les exemples par vos propres données. Veillez toutefois à conserver les formules, les listes déroulantes et les identifiants qui relient les feuilles.
Peut-on utiliser le classeur pour faire du publipostage ?
Oui. Ses données peuvent alimenter un publipostage dans Word, après préparation éventuelle d'une feuille adaptée aux champs du document.
Le modèle génère-t-il automatiquement tous les documents réglementaires ?
Non. C'est un outil de suivi administratif, pas un dispositif de conformité automatique.
Une base de travail à faire évoluer avec votre activité
Il n'est pas nécessaire d'investir immédiatement dans un logiciel pour gérer une petite activité de formation. L'essentiel est de disposer d'informations fiables, de les actualiser et de pouvoir retrouver les documents associés à chaque session.
Ce modèle Excel vous offre une base de départ gratuite et réutilisable. Si votre organisation devient plus complexe, vous pouvez également découvrir les fonctionnalités de PhiloGest, conçues pour centraliser la gestion administrative des formations.
