Cette démarche, souvent résumée sous l'expression « obtenir son NDA », soulève de nombreuses questions chez les formateurs indépendants, les sociétés et les associations qui se lancent — et plus encore chez les micro-entrepreneurs, pour qui la réglementation prévoit des allègements spécifiques que la plupart des guides passent sous silence. Quand faut-il la faire ? Quels documents fournir ? Combien de temps cela prend-il ? Le NDA dispense-t-il de TVA ? Nous répondons ici à toutes ces questions, textes à l'appui.
Qu'est-ce que le numéro de déclaration d'activité ?
Le numéro de déclaration d'activité (NDA) est un numéro attribué par la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) à toute personne physique ou morale qui exerce une activité de formation professionnelle continue. Il permet d'identifier officiellement votre structure comme organisme de formation auprès de l'administration.
Un point est essentiel à comprendre avant d'aller plus loin :
Le numéro de déclaration d'activité n'est ni un agrément, ni une certification, ni une validation de la qualité de vos formations.
La DREETS ne contrôle à ce stade que la recevabilité administrative de votre dossier — pas le contenu pédagogique de vos formations, ni leur qualité. C'est une confusion fréquente qu'il vaut mieux lever dès le départ. Le NDA n'a d'ailleurs aucun lien avec la certification Qualiopi : un organisme peut être déclaré sans jamais viser la certification, tant qu'il ne capte pas de fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail).
Qui doit demander un NDA ?
La déclaration d'activité concerne toute personne réalisant des prestations de formation professionnelle continue, quel que soit son statut :
- Formateur indépendant ✔
- Société (SARL, SAS, etc.) ✔
- Association ✔
- Micro-entrepreneur ✔
En revanche, certaines situations ne nécessitent pas de déclaration : c'est le cas notamment de formations internes réalisées par une entreprise pour ses propres salariés sans facturation externe, ou de certaines interventions ponctuelles hors du champ de la formation professionnelle continue. En cas de doute sur votre situation, il est recommandé de vérifier votre cas précis auprès de la DREETS.
À quel moment faut-il faire la demande ?
C'est le point sur lequel les porteurs de projet se trompent le plus souvent : on ne peut pas demander un NDA « au cas où », avant même d'avoir démarré son activité.
La demande doit intervenir après avoir :
- Créé son entreprise (immatriculation SIREN/SIRET) ;
- Signé une première convention ou un premier contrat de formation avec un client ;
- Commencé l'activité de formation, c'est-à-dire réalisé (ou engagé) sa première prestation.
Autrement dit, le NDA se demande après la première formation vendue, dans un délai légal de trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat (article R. 6351-1 du Code du travail) — et non avant. Rien n'interdit de dispenser cette première formation avant l'obtention du numéro : le compteur démarre à la signature, pas à la réception du récépissé. Passé ce délai de trois mois sans déclaration, l'activité devient en revanche irrégulière, avec des conséquences directes en cas de contrôle DREETS.
Le dossier à constituer
L'article R. 6351-5 du Code du travail fixe la liste des pièces à joindre à la déclaration :
- Une copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN
- Le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant (personne morale) ou du déclarant lui-même (personne physique)
- Une copie de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle
- Une copie du programme de la formation correspondant à cette première prestation
- Pour les personnes morales de droit privé qui dispensent des actions de formation par apprentissage : une copie des statuts
Chaque pièce doit être cohérente avec les autres : un programme de formation qui ne correspond pas à la convention jointe, ou une convention non conforme sur le fond (objectifs absents, durée non précisée), est l'une des principales causes de rejet ou de demande de complément — même si le reste du dossier est complet.
Le cas particulier du micro-entrepreneur
C'est le point que la plupart des guides généralistes passent sous silence, et il concerne directement une bonne partie des formateurs indépendants : l'article R. 6351-5 II du Code du travail prévoit une dispense partielle pour les organismes relevant du régime micro-social (article L. 613-7 du Code de la sécurité sociale) dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le seuil fixé au 2° du 1 de l'article 50-0 du CGI — soit 83 600 € HT pour 2026-2028 (seuil micro-BIC/micro-BNC pour les prestations de services, revalorisé chaque période triennale : il était de 77 700 € en 2025, mieux vaut donc vérifier la valeur en vigueur au moment de votre déclaration plutôt que de retenir ce chiffre indéfiniment).
Si vous êtes micro-entrepreneur sous ce seuil, vous êtes dispensé de joindre la copie de la convention/contrat et la copie du programme à votre dossier de déclaration.
À la place, vous complétez votre déclaration par une présentation succincte de votre activité, selon un modèle fixé par arrêté ministériel — tout en conservant la convention et le programme à disposition de l'administration, qui peut les demander à tout moment. Le casier judiciaire n°3 et le justificatif SIREN restent, eux, exigés dans tous les cas.
Comment déposer sa demande ?
Depuis la dématérialisation de la procédure, tout se fait via la plateforme Mon Activité Formation (MAF), qui a remplacé les anciennes démarches papier. En pratique, la démarche se déroule en cinq grandes étapes :
- Créer son compte sur Mon Activité Formation (via EFP Connect)
- Renseigner les informations relatives à votre structure (identité, SIREN, adresse, représentant légal)
- Téléverser les pièces justificatives listées ci-dessus
- Vérifier et transmettre le dossier à la DREETS compétente
- Suivre l'instruction du dossier depuis votre espace personnel
Combien de temps faut-il attendre ?
Depuis le décret n°2025-728 du 29 juillet 2025, la DREETS dispose d'un délai de deux mois à compter de la réception du dossier complet pour délivrer le récépissé (article R. 6351-6) ou notifier un refus motivé (article R. 6351-6-1). Le silence gardé passé ce délai vaut enregistrement de la déclaration.
Si votre dossier est incomplet ou nécessite des précisions, l'administration dispose d'un délai de 10 jours à compter de la réception de vos pièces pour vous demander des justificatifs complémentaires. Vous disposez alors de 12 jours ouvrés pour les fournir (délai réduit depuis le décret de juillet 2025, qui l'a resserré par rapport aux 15 jours auparavant en vigueur). Un dossier incomplet ne fait pas courir le délai d'instruction — l'administration attend les pièces manquantes avant que le compteur ne démarre réellement. C'est pourquoi la qualité et la complétude du dossier initial conditionnent directement la rapidité d'obtention du numéro.
Le numéro attribué suit le format NDA + code région + numéro d'ordre, par exemple 44 54 0XXXX 54 pour un organisme déclaré dans le Grand Est.
| Délai | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Dépôt de la déclaration | 3 mois | Première convention ou premier contrat signé |
| Instruction du dossier complet | 2 mois | Réception du dossier complet |
| Demande de pièces complémentaires | 10 jours | Réception du dossier incomplet |
| Réponse à cette demande | 12 jours ouvrés | Notification de la demande |
| Instruction de la demande TVA | 3 mois | Réception du Cerfa 3511-SD |
| BPF annuel | Avant le 30 avril | Chaque année |
| Déclaration rectificative | 30 jours | Changement de situation |
À noter : le mécanisme de délai TVA ci-dessus est distinct de celui du NDA — voir plus bas.
Les motifs légaux de refus
L'article L. 6351-3 du Code du travail encadre strictement les cas où la DREETS peut refuser l'enregistrement :
- La prestation ne correspond pas à une action de formation professionnelle continue au sens de l'article L. 6313-1 (typiquement : du conseil ou de la vente d'outils présentés comme de la formation)
- Une pièce justificative exigée fait défaut
- Le dirigeant a fait l'objet, dans les quatre années précédentes, d'une annulation d'enregistrement
- Le dirigeant a fait l'objet, dans les cinq années précédentes, d'un rejet de dépenses lors d'un contrôle administratif et financier resté impayé
NDA et TVA : deux démarches distinctes
C'est la confusion la plus fréquente, et la plus coûteuse en cas d'erreur : le NDA ne donne aucune exonération automatique de TVA. Une prestation de formation reste soumise à la TVA au taux normal de 20 % par défaut.
Pour être exonéré au titre de l'article 261-4-4° du Code général des impôts, il faut déposer une demande distincte auprès de la DREETS — le formulaire Cerfa n°3511-SD (n°10219), envoyé en recommandé avec accusé de réception. L'administration dispose alors d'un délai de trois mois pour accorder ou refuser l'attestation ; passé ce délai, le silence vaut acceptation tacite. L'exonération n'est pas rétroactive : elle s'applique à compter de la date de réception de la demande par la DREETS, jamais avant. Sans cette attestation, facturer sans TVA expose à un redressement fiscal sur l'ensemble des sommes perçues.
Nuance utile pour un micro-entrepreneur. Si votre chiffre d'affaires reste sous le seuil de la franchise en base de TVA (37 500 € pour les prestations de services, seuil majoré à 41 250 €), vous ne facturez déjà pas de TVA — indépendamment de toute démarche liée à la formation. La demande d'exonération article 261-4-4° ne devient utile que si vous dépassez ce seuil, ou si vous visez des financements CPF/OPCO (ce qui suppose de toute façon Qualiopi). Beaucoup de formateurs indépendants engagent cette démarche sans en avoir réellement besoin dans leurs premières années d'activité — et l'exonération, une fois accordée, est irrévocable.
Les mentions obligatoires sur vos documents
Une fois le numéro obtenu, il doit figurer sur les conventions, contrats, devis et factures. L'article L. 6352-12 du Code du travail autorise cette mention, mais interdit formellement toute formulation laissant entendre qu'il s'agirait d'un agrément, d'une homologation ou d'une approbation délivrée par l'État. Le NDA est une formalité administrative — pas un label de qualité.
Caducité : comment on peut perdre son NDA
Le NDA n'est pas acquis une fois pour toutes. L'article L. 6351-6 du Code du travail prévoit que la déclaration devient caduque dans deux cas :
- Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) n'a pas été transmis dans les délais
- Le BPF transmis ne fait apparaître aucune activité de formation
Le BPF, obligatoire chaque année au titre de l'article L. 6352-11, doit être déposé avant le 30 avril (article R. 6352-23), y compris en « néant » si aucune formation n'a été dispensée. La caducité est automatique — aucune décision administrative individuelle n'est notifiée au préalable. Depuis la loi n°2026-534 du 25 juin 2026, le défaut de transmission du BPF n'est plus sanctionné par une amende pénale mais peut donner lieu à une amende administrative prononcée directement par la DREETS (nouveau régime des articles L. 6356-1 à L. 6356-7), plafonnée à 4 000 € par manquement — doublée en cas de récidive sous 2 ans, majorée de 50 % en cas de récidive sous 1 an après un avertissement. Reprendre son activité après caducité suppose de redéposer une déclaration complète, avec un nouveau numéro.
C'est, très concrètement, le risque le plus sous-estimé par les formateurs seuls : pas de service qualité pour surveiller l'échéance, pas de rappel automatique — juste une date à ne pas manquer chaque printemps.
Que faire en cas de changement de situation
Tout changement dans la déclaration d'activité (dénomination, siège social, dirigeant, statuts) doit faire l'objet d'une déclaration rectificative dans les 30 jours (article R. 6351-8). La cessation d'activité obéit au même délai. Un changement de statut juridique — passage d'entreprise individuelle à société, par exemple — entre dans ce cadre : il doit être signalé, il ne se régularise pas de lui-même à la prochaine occasion.
Les erreurs les plus fréquentes
Voici les erreurs qui reviennent le plus souvent chez les porteurs de projet :
- Demander le NDA avant la première formation, en anticipant l'activité au lieu de l'avoir réellement engagée
- Programme de formation insuffisant — trop générique, ou copié-collé d'un modèle
- Convention ou contrat non conforme — mentions obligatoires manquantes (objectifs, durée, prix, modalités d'évaluation)
- Incohérence entre l'objet social et l'activité déclarée — pour les sociétés, l'objet statutaire doit mentionner explicitement la formation professionnelle
- Croire que le NDA suffit à former légalement, sans autre obligation
- Oublier le BPF qui devra être déposé chaque année une fois le NDA obtenu, sous peine de caducité
Ce que le NDA ne change pas
Obtenir son NDA ne dispense d'aucune des obligations qui suivent : convention conforme, programme, feuilles d'émargement, attestations de fin de formation, règlement intérieur, BPF annuel. Le NDA ouvre le droit d'exercer — il ne certifie ni la qualité ni la conformité de ce qui est produit ensuite. C'est précisément là que la majorité des formateurs indépendants non Qualiopi se mettent en difficulté : déclarés, mais pas outillés pour tenir la documentation dans la durée.
Checklist avant de déposer
- [ ] Première convention ou premier contrat signé et conforme
- [ ] Programme de formation rédigé (objectifs, contenu, durée, modalités)
- [ ] Justificatif SIREN à jour
- [ ] Bulletin n°3 du casier judiciaire du déclarant ou dirigeant
- [ ] Statuts (uniquement si personne morale dispensant de l'apprentissage)
- [ ] Vérifier l'éligibilité à la dispense micro-sociale (R. 6351-5 II) si micro-entrepreneur sous le seuil
- [ ] Cerfa 10782 complété
- [ ] Dépôt sur Mon Activité Formation dans les 3 mois suivant le premier contrat
Questions fréquentes
Peut-on facturer sans NDA ? Oui. La première prestation peut être facturée avant l'obtention du numéro, puisque c'est justement cette première convention qui sert de justificatif à la demande. Le NDA n'est pas un préalable à la facturation, mais une obligation déclarative qui suit le démarrage de l'activité.
Peut-on commencer avant de recevoir son numéro ? Oui, dans la limite du délai légal de trois mois pour effectuer la déclaration après la première prestation. Il n'est pas nécessaire d'attendre le numéro pour débuter son activité.
Le NDA est-il valable à vie ? Non. Il reste valable tant que le BPF annuel est transmis et fait apparaître une activité réelle. À défaut, la déclaration devient caduque (article L. 6351-6).
Le NDA me dispense-t-il de facturer la TVA ? Non. Ce sont deux démarches distinctes : le NDA auprès de la DREETS, et si besoin une demande d'exonération TVA (Cerfa 3511-SD) au titre de l'article 261-4-4° du CGI. Si vous êtes sous le seuil de la franchise en base, la question ne se pose souvent pas encore.
Un auto-entrepreneur peut-il obtenir un NDA ? Oui, le statut de micro-entrepreneur n'est pas un obstacle à la déclaration d'activité — il bénéficie même d'un allègement de pièces justificatives sous certaines conditions de chiffre d'affaires (voir plus haut).
Que se passe-t-il si je change d'adresse ou de statut juridique ? Toute modification substantielle doit être signalée à la DREETS par déclaration rectificative, dans un délai de 30 jours.
Si on résume...
Le numéro de déclaration d'activité est une étape obligatoire, mais tardive : elle intervient après le démarrage réel de votre activité de formation, et non avant. Bien préparer son dossier — programme cohérent, convention conforme, pièces complètes, et pour les micro-entrepreneurs sous seuil, la présentation succincte prévue par la dispense — reste le meilleur moyen d'obtenir son NDA rapidement et sans complément à fournir.
Comment PhiloGest facilite cette étape
PhiloGest ne réalise pas la déclaration d'activité à votre place. En revanche, le logiciel génère automatiquement les principaux documents réglementaires (conventions, programmes, convocations, attestations...) qui seront ensuite utiles pour constituer votre dossier, puis pour gérer votre activité dès l'obtention de votre numéro de déclaration d'activité — avec, en particulier, un suivi du BPF pensé pour un formateur seul plutôt que pour un service qualité dédié.
